Pokud se zeptáte odborníků na finanční plánování a analýzu (FP&A) na nástroje strategického řízení, budou dychtivě jmenovat SWOT, PESTL, „what if“ analýzu, vizi a misi, Porterových pět sil… ale sotvakdy byste našli dashboard nebo design dashboardů na seznamu.

Tento krátký článek vysvětluje strategickou roli designu dashboardů a pomáhá Vám nastavit správné klíčové ukazatele výkonu (KPI) a měřítka pro Váš business.

Stáváme se tím, co měříme: důležitost výběru správných KPI

„Dashboardy jsou pro sledování metrik,“ – dalo by se namítnout. „Co to má společného se strategickým řízením?“

Srinivas Venkatram, zakladatel a generální ředitel laboratoře nápadů, nazval jednu ze svých knih: „Stáváme se tím, co měříme“. Tato moudrá slova výstižně popisují dopad dashboardů na naše podnikání.

Slyšeli jste pojem „kobří efekt“? Termín vynalezl ekonom Horst Siebert. V době Britské Indie britská vláda mela obavy z narůstajícího počtu kober v Dillí a nabídla odměnu za každou mrtvou kobru. Původně to byla úspěšná strategie – za odměnu bylo zabito velké množství hadů. Vynalézaví lidé však postupem času začali chovat kobry kvůli výdělku.

Pokud začnete sklářům platit za kilogram skla, které vyrobí, skončí s velmi tlustým sklem (tak tlustým, že přes něj skoro nevidíte). Pokud je zaplatíte za metr čtvereční, vyrobí velmi tenké (a tedy křehké) sklo.

KPI, která si vyberete k měření výkonu svého podnikání a která používáte na semaforech a kartičkách na vašich dashboardech, směrují úsilí vašich týmů a utvářejí vaše podnikání. Dobře si to rozmyslete, než něco zahrnete do svého dashboardu.

Existuje několik důvodů, proč byste se měli zbavit svých starých reportů

V mé praxi však týmy Controllingu a FP&A dvakrát nepřemýšlejí nad strukturou svých reportů. Nemáme ve zvyku je neustále revidovat a vylepšovat. Každý měsíc, každý týden, každý den připravujeme stálé stejné reporty.

Bohužel poměrně často slýchám od svých klientů: „Začneme zkopírováním našich starých reportů do našich nových BI nástrojů“. Okamžitě tak odmítají všechny výhody, které nové technologie nabízí.

Dnes máme kvalitní, kompletní data v reálném čase snadno dostupná z různých zdrojů. Vyžaduje to změnu paradigmatu. Pokud máme sklízet plody nové technologie, musíme začít přemýšlet jinak a naše manažerské reporty musí vypadat jinak.

„Nejstarší“ částí našich starých reportů jsou plány a rozpočty. Tento odkaz z 50. a 70. let přenášíme do jednadvacátého století. Řízení podle cílů (MBO) je zastaralé. Začali jsme to zpochybňovat v 90. letech, kdy se objevilo hnutí Beyond Budgeting. Ale s rychlým rozšířením nástrojů business intelligence a silným tlakem pandemie COVID-19 vidíme životaschopnou alternativu dostupnou prakticky každému podniku.

Spíše než porovnávání výkonu Vaší společnosti s pevným cílem, řekněme 5-procentním růstem tržeb, si stanovte relativní cíl + 1% růst oproti průměru v odvětví nebo oproti růstu nejvýznamnějšího konkurenta. K dispozici jsou objektivnější metriky výkonu než plány a rozpočty. Proč zůstávat u starých?

V tomto bodě jsme zjistili, že nejen samotné KPI, ale i benchmarky, se kterými je porovnáváme, jsou strategicky důležité. Tím ale nekončíme.

Drilldown není všelék: hledejte význam za čísly

Jsem si jistá, že každý z vás slyšel podobný dialog mezi manažerem a vaším kolegou finančním kontrolorem nebo finančním business partnerem.

– Náše tržby v tento měsíci klesají.
– Proč?
– Protože prodej čerstvých potravin je dole.
– A proč je to tak?
– Pokles je drivovan především mléčnými výrobky.
– Proč se tohle děje?
– Protože máslo a jogurty výrazně poklesly.
– To já nevím

Může být frustrující slyšet „nevím“, ale jsou na vině skutečně kontroloři? Ve většině společností, pro které jsem pracovala, dashboardy a reporty nepředstavují nic jiného než systémy breakdownů a drilldownů. Finanční analytici jsou velmi dobří v zjišťování nejmenších detailů, ale rozumí skutečně business driverům?

Jednou z obrovských výhod moderních technologií a nástrojů business inteligence je schopnost integrovat data z více zdrojů. V jednom reportu můžete mít provozní a finanční data z různých interních systémů a externích zdrojů.

Místo pouhého rozsekáváni tržeb napříč všemi možnými dimenzemi můžete na jednom místě sbírat data o dostupnosti produktů, data o délkách front, data o cenách, data o reklamní aktivitě konkurentů. S tím, co mají k dispozici, vám vaši kontroloři odpoví nejen popisem problému (které kategorie klesají), ale také vysvětlením důvodů poklesu (50% sleva na konkurenční máslo a zpoždění dodávky jogurtů od významného dodavatele do našeho skladu).

Na závěr

• Berte design dashboardů vážně. Získejte dovednosti, které k tomu potřebujete, nebo si přizvěte odborníky.
• Využijte přechod na nástroje Business Inteligence jako příležitost k úplnému resetování finančního a provozního reportingu.
• Pečlivě vybírejte KPI pro své dashboardy, mají větší strategickou hodnotu, než se zdá.
• Zvolte objektivní relativní měřítka (např. průměry z Vašeho odvětví) spíše než pevná subjektivní měřítka (např. rozpočet).
• Posuňte se k integrovanému provoznímu a finančnímu reportingu. Zakomponujte důležité provozní metriky do vašich finančních reportů.
• Pomozte svým kontrolorům jít dál než k pouhému sledovaní finančních metrik, ale k porozumění celkovému businessu.

Věřím, že po těchto krocích vytvoříte dashboardy, které nejen odhalují problémy, ale také je pomáhají řešit. Dashboard není jen monitorovací nástroj. Pokud ho takovým nevytvoříme.

Článek byl poprvé publikován na portálu FP&A Trends